Huishoudelijk Reglement
Studievereniging Industrial Design Lucid
Zoals goedgekeurd door de 78e ALV op: 07-12-2016
Hoofdstuk 1: Doel
Artikel 1
Het Huishoudelijk Reglement is een complementair document aan de statuten. Het biedt een werkbare basis waarin vastgestelde zaken worden toegelicht, en de door de Algemene Leden Vergadering genomen besluiten worden verduidelijkt.
Artikel 2
In de rest van het document zal Huishoudelijk Reglement worden genoemd als HR en zal Algemene Leden Vergadering worden genoemd als ALV. Dit ter versterking van de leesbaarheid. Overal waar ‘hij’ staat kan ook ‘zij’ gelezen worden.
Hoofdstuk 2: Leden
Artikel 3: Kwaliteitseisen
Om zich aan te mogen melden als lid dient diegene student te zijn aan de faculteit Industrial Design aan de Technische Universiteit Eindhoven, of daaraan verbonden werkzaam te zijn.
Artikel 4: Soorten leden
De vereniging kent leden & ereleden, zoals gedefinieerd in de statuten. Verschillende soorten van lidmaatschap zijn niet verenigbaar in één persoon.
Artikel 5: Aanmelden en lidmaatschap
Aanmelding
In geval van wens tot lidmaatschap dient men schriftelijk een verzoek tot inschrijving bij het bestuur in te dienen. Bij dit verzoek zijn de volledige namen, de adresgegevens, het telefoonnummer, het e-mailadres, de geboortedatum en het collegenummer benodigd. De inschrijving kan slechts persoonlijk bij het bestuur worden afgerond door middel van een handtekening en het ontvangen van het lidmaatschapsobject. Het bestuur is gerechtigd kosten van het voorgenoemde lidmaatschapsobject in rekening te brengen. Dit lidmaatschapsobject wordt behandeld in artikel 29: Token
Contributie
Voor leden geldt dat zij verplicht zijn voor het lidmaatschap per boekjaar minimaal zeven euro en vijftig cent (€ 7,50) te betalen. Voor ereleden bedraagt de contributie nul euro en nul cent (€ 0,00) per boekjaar dat ze als erelid erkend zijn. Het lidmaatschap begint normaliter op de eerste dag van het boekjaar en eindigt bij tijdige opzegging van het lidmaatschap na de laatste dag van het lopende boekjaar, met inachtneming van een opzegtermijn van vier weken. Leden die zich later dan de eerste dag van het boekjaar aanmelden betalen wel de volledige contributie voor de resterende periode van het boekjaar. Leden die tijdens de loop van het boekjaar hun lidmaatschap opzeggen krijgen de betaalde contributie van dat boekjaar niet terug.
Artikel 6: Rechten leden
Leden
Leden hebben het recht zich aan te melden voor en deel te nemen aan activiteiten georganiseerd door de vereniging. Tevens hebben zij voorrang bij aanmelding voor deze activiteiten boven donateurs, tenzij door het bestuur anders besloten. Ook hebben zij het recht te profiteren van kortingsregelingen, die toebehoren aan de door de vereniging georganiseerde activiteiten. Zij hebben het recht de ALV bij te wonen, daar het woord te voeren, voorstellen in te dienen en hun stem uit te brengen. Daarnaast hebben zij het recht om zitting te nemen in bestuur en commissies, met inachtneming van de eisen gesteld in de hoofdstukken 4 en 5 van het HR.
Ereleden
Ereleden hebben dezelfde rechten als leden, met uitzondering van het stemrecht tijdens de ALV. Dit stemrecht komt volledig te vervallen zodra het erelidmaatschap wordt geaccepteerd.
Artikel 7: Plichten leden
Leden zijn verplicht zich te allen tijde te gedragen naargelang de statuten, het HR, en alle genomen besluiten van de ALV voorschrijven. Tevens zijn leden verplicht zich te gedragen naar de normen en waarden van de vereniging. Leden dienen nimmer uit naam van de vereniging te spreken zonder toestemming van het bestuur. Indien een lid zich niet aan zijn plichten houdt is het bestuur gerechtigd het lid voor onbepaalde tijd te schorsen of te ontzetten.
Artikel 8: Beëindiging lidmaatschap
Een lid mag te allen tijde zijn lidmaatschap opzeggen. Dit wordt gedaan door een schriftelijk verzoek in te dienen bij het bestuur tot ‘beëindiging van lidmaatschap’, minimaal vier weken voor het einde van het lopende boekjaar. De persoon zal vervolgens na de laatste dag van het lopende boekjaar geen lid meer zijn, en hij heeft vanaf dat moment geen rechten en plichten meer welke verbonden zijn aan het lidmaatschap. Indien het opzeggen niet binnen de opzegtermijn heeft plaatsgevonden, loopt het lidmaatschap met bijbehorende rechten en plichten door tot het einde van het eerstvolgende boekjaar. Wanneer een lid niet meer voldoet aan de kwaliteitseisen van het lidmaatschap, bijvoorbeeld wanneer hij voor het einde van het boekjaar de inschrijving aan faculteit beëindigt, wordt het lidmaatschap automatisch omgezet naar een donateurschap.
Artikel 9: Schorsing
Wanneer een lid nog niet heeft voldaan aan de eisen van het lidmaatschap zoals in de vorm van het betalen van contributie, is het bestuur bevoegd het lid te schorsen tot de eerste dag van de daaropvolgende maand na het moment dat deze wel heeft voldaan aan deze eisen. Een lid dient een maand voor schorsing door gebrek aan betaling van contributie, schriftelijk te worden herinnerd aan betaling. Wanneer een lid door het bestuur is geschorst wegens het niet volgen van de plichten die behoren tot het lidmaatschap, dient hij hiervan binnen 24 uur schriftelijk op de hoogte te worden gesteld met opgaaf van redenen en zijn mogelijkheden tot het aantekenen van bezwaar. Tevens is het bestuur bevoegd om een lid te schorsen, wanneer het lid niet heeft voldaan aan de gestelde betalingsverplichtingen die horen bij een activiteit. Een geschorst lid is uitgesloten van de rechten die behoren tot het lidmaatschap, maar dienen nog wel te voldoen aan de plichten die hierop van toepassing zijn. Een geschorst lid mag tegen zijn schorsing bezwaar maken en dit voorleggen aan de ALV. Hij mag bij de betreffende ALV aanwezig zijn en het woord voeren over dit onderwerp. Een geschorst lid mag echter geen stem uitbrengen en kan zich tevens niet aanmelden voor activiteiten. Een geschorst lid is gerechtigd per direct zijn lidmaatschap op te zeggen zonder naleving van de in artikel 8 gestelde opzegtermijn. Wanneer de contributie over het lopende boekjaar nog niet is betaald komt deze te vervallen. Eventuele andere betalingsverplichtingen blijven echter wel behouden.
Hoofdstuk 3: Donateurschap
Artikel 10: Soorten donateurschap
Het donateurschap wordt onderverdeeld in donateurs en student-donateurs. Student-donateurs dienen actief een studie te volgen aan een onderwijsinstelling. De ALV stelt de minimale vereiste jaarlijkse geldelijke bijdrage per type donateur vast, rekening houdend met een minimum gelijk aan de kosten van lidmaatschap.
Artikel 11: Aanmelding donateurschap
In geval van wens tot donateurschap dient men schriftelijk een verzoek tot inschrijving bij het bestuur in te dienen. Bij dit verzoek zijn de volledige namen, de adresgegevens, het telefoonnummer, het e-mailadres, en de geboortedatum benodigd. Wanneer gewenst kan de donateur een lidmaatschapsobject ontvangen. Het bestuur is gerechtigd kosten van het voorgenoemde lidmaatschapsobject in rekening te brengen. Dit lidmaatschapsobject wordt behandeld in artikel 29: Token.
Artikel 12: Rechten donateurs
Donateurs hebben het recht zich aan te melden voor activiteiten georganiseerd door de vereniging. Bij aanmelding geldt dat leden voorrang hebben op donateurs, tenzij door het bestuur anders besloten. Zij hebben het recht de ALV bij te wonen en het woord te voeren, tenzij er bezwaar wordt gemaakt door stemgerechtigde leden. Donateurs hebben geen stemrecht. Donateurs hebben het recht gebruik te maken van kortingsregelingen van de vereniging. Leden hebben hierop voorrang, tenzij door het bestuur anders is besloten. De minimale omvang van de jaarlijkse geldelijke bijdrage die donateurs verplicht zijn aan de vereniging te betalen, is gelijk aan de contributie voor gewone leden. De kwaliteitseisen voor donateurs worden door het bestuur bepaald, rekening houdend met de vastgestelde minimale geldelijke bijdrage.
Artikel 13: Plichten donateurs
Donateurs zijn verplicht zich te allen tijde te gedragen naargelang de statuten, het HR en alle genomen besluiten van de ALV voorschrijven. Donateurs dienen nimmer uit naam van de vereniging te spreken zonder toestemming van het bestuur. Indien een donateur zich niet aan zijn plichten houdt is het bestuur gerechtigd deze persoon het donateurschap met bijbehorende rechten en plichten te ontnemen.
Artikel 14: Beëindiging donateurschap
Een donateur mag te allen tijde per direct zijn donateurschap opzeggen. Hiervoor geldt dezelfde procedure als beschreven in artikel 8 van dit document. Een donateur verliest met het opzeggen van zijn donateurschap ook zijn rechten en plichten die behoren tot het donateurschap.
Hoofdstuk 4: Bestuur
Artikel 15: Kwaliteitseisen
Het bestuur dient te bestaan uit minimaal drie personen, welke zich allen vrijwillig hebben opgegeven voor de positie als bestuurslid. Het bestuur kan enkel bestaan uit leden van de vereniging.
Artikel 16: Voordracht, verkiezing & installatie
Voordracht & Verkiezing
Het zittende bestuur draagt minimaal één kandidaatsbestuur voor aan de ALV. De namen hiervan dienen minimaal twee weken voor aanvang van de verkiezings-ALV van het boekjaar gepubliceerd te worden op de deur van de bestuursruimte met daarbij een foto waarop deze personen herkenbaar staan afgebeeld. Het voorgedragen kandidaatsbestuur dient uiterlijk twee weken voor de verkiezings-ALV hun beleidsplan voor het komende boekjaar te hebben ingediend bij het zittende bestuur. Dit plan zal voorafgaand aan de verkiezing gepresenteerd worden tijdens deze ALV. Naast de voorgedragen kandidaat-besturen kunnen ook andere leden zich als kandidaatsbestuur kenbaar maken bij de ALV, waarna door middel van stemming op de verkiezings-ALV één van deze besturen kan worden verkozen.
Installatie
Het verkozen bestuur zal tijdens de eerste ALV van het boekjaar worden geïnstalleerd, en zal vanaf dat moment ook de verantwoordelijkheden hebben van een zittend bestuur.
Artikel 17: Hoofdfuncties
Een bestuur bestaat uit drie hoofdfuncties, welke toegewezen worden binnen het bestuur; voorzitter, secretaris en penningmeester. Deze functies zijn niet verenigbaar in één persoon.
Artikel 18: Nevenfuncties
Naast de hoofdfuncties zijn er verschillende nevenfuncties mogelijk zoals bijvoorbeeld commissaris onderwijs, commissaris interne betrekkingen, en commissaris externe betrekkingen. Deze functies zijn wel onderling verenigbaar in één persoon en kunnen ook samengevoegd worden met een hoofdfunctie. Een uitzondering hierop is de vice-voorzitter welke verplicht is binnen een bestuur maar niet verenigd kan worden met de functie van voorzitter.
Artikel 19: Verantwoordelijkheden
Het bestuur is verantwoordelijk voor het dagelijks besturen van de vereniging en de representatie van de vereniging ten opzichte van externe en interne betrekkingen. Daarnaast is zij verantwoordelijk voor het controleren en coördineren van commissies, de financiën van de vereniging en het opleveren van een sociaal jaarverslag. Het bestuur dient zich te allen tijde te kunnen verantwoorden over haar acties op verzoek van de ALV met uitstel van maximaal twee weken. De penningmeester is verantwoordelijk voor het financieel jaarverslag over het boekjaar waarin hij is verkozen. Dit verslag moet worden goedgekeurd door de ALV alvorens hij gedechargeerd kan worden.
Artikel 20: Decharge, ontheffing van taken & schorsing
Op moment van installatie van het kandidaatsbestuur kan het zittend bestuur worden gedechargeerd. Zij zijn echter nog wel verplicht een financieel en sociaal jaarverslag van het afgelopen boekjaar aan het nieuwe bestuur op te leveren, en alle contacten over te dragen. Indien één van de bestuursleden nog niet aan deze verplichting heeft voldaan, kan hij nog niet worden ontheven van taken. Op het moment dat de ALV een bestuur of bestuurslid wil schorsen dienen de statuten gevolgd te worden.
Hoofdstuk 5: Commissies
Artikel 21: Kwaliteitseisen
Een commissie kan enkel bestaan uit leden van de vereniging die zich vrijwillig hiervoor hebben aangemeld bij het bestuur. Bij wijze van uitzondering is het na goedkeuring van het bestuur en de ALV mogelijk als donateur zitting te nemen in een commissie. Dit dient bij installatie van de commissie expliciet besproken te worden. Een lid mag maximaal in twee commissies tegelijk zitting nemen, de ALV kan besluiten tot een uitzondering hierop.
Artikel 22: Aanmelding en installatie
Aanmelding
Leden dienen zich bij het bestuur aan te melden voor een commissie om zitting te kunnen nemen in een commissie. Het bestuur bepaalt de kwaliteitseisen voor deelname in een commissie. Tevens kan het bestuur een selectie maken bij overcapaciteit.
Installatie
Een commissie moet worden voorgedragen tijdens de eerste ALV nadat de commissie is gevormd. Indien er geen bezwaar is van de ALV tegen één of meerdere commissieleden, zijn alle commissieleden automatisch verkozen en kan direct worden overgegaan tot installatie. Indien er bezwaar is tegen één of meerdere commissieleden, kan worden overgegaan tot stemming, zoals beschreven in de statuten. Na stemming kan direct worden overgegaan tot installatie met inachtneming van de stemmingsuitslag.
Artikel 23: Functies
Elke commissie is verplicht uit hun midden een voorzitter en secretaris aan te wijzen en, wanneer het bestuur hier noodzaak toe ziet, kan er tevens een penningmeester worden aangewezen. Deze functies mogen de commissieleden onderling verdelen. De desbetreffende functies zijn niet verenigbaar in één persoon. Vanuit het bestuur wordt een bestuurslid aangewezen als bestuursverantwoordelijke voor de betreffende commissie. Dit bestuurslid kan geen zitting nemen in de commissie. Indien een ander bestuurslid zitting neemt in de commissie kan deze niet de functie van voorzitter, secretaris of penningmeester vervullen.
Artikel 24: Verantwoordelijkheden
Een commissie dient altijd (normaliter bij monde van de voorzitter) verantwoording af te kunnen leggen aan het bestuur en de ALV. Tot installatie tijdens een ALV is echter het bestuur aansprakelijk voor de handelingen van de commissie. Indien een commissielid zich niet houdt aan de statuten, het HR of enig ander wettelijk geldige afspraak is deze hoofdelijk aansprakelijk voor zijn daden. Gedurende de ALV, waarin de commissie zal worden geïnstalleerd, zal de commissie haarzelf presenteren en een toelichting geven op het doel en de plannen van de commissie. Tijdens de ALV waar een commissie zal worden geïnstalleerd dient het bestuur het doel van de commissie duidelijk te hebben gemaakt aan de ALV alvorens de commissie te installeren.
Artikel 25: Financieel
Een commissie dient te allen tijde financiële transacties, toezeggingen, of het maken van afspraken te overleggen met het bestuur. Voorafgaand aan de installatie van een commissie dient de commissie een begroting hebben gepresenteerd aan de ALV. In principe kan een commissie pas worden geïnstalleerd na goedkeuring van deze begroting. Hierop kan een uitzondering worden gemaakt wanneer hier door de ALV noodzaak toe wordt gezien, waardoor de commissie toestemming krijgt om onder toezicht van het bestuur een, door de ALV vastgesteld, bedrag uit te geven. Het budget dat in de ALV wordt vastgesteld staat tot beschikking van de commissie met inachtneming van de voorgestelde verdeling. Het geld blijft onder beheer van het bestuur, tenzijhiervoor een uitzondering wordt gemaakt door de ALV zoals bijvoorbeeld voor de bar of een lustrum.
Artikel 26: Decharge, schorsing & ontheffing van taken
Op verzoek van de commissie zelf, het bestuur of de ALV kan een commissie worden ontheven van taken en, na goedkeuring van het financieel verslag door het bestuur en de ALV, worden gedechargeerd. Een commissie welke ontheven is van taken mag alleen nog uitgaven doen met schriftelijke toestemming van het bestuur, en geen activiteiten organiseren uit naam van de vereniging.
Hoofdstuk 6: Bar
Artikel 27: Gebruik
Betreffende het gebruik van de Lucid barruimte is het document ‘Gebruiksbeleid ID-Café’ opgesteld. In dit document is tevens het ‘Algemeen reglement LG 0.01’ en ‘Extra reglement Lucid.Bar’ opgenomen. Dit gebruiksbeleid is vastgesteld door de ALV, en wijzigingen dienen door de ALV te worden goedgekeurd.
Artikel 28: Verantwoordelijkheid
Tijdens openingstijden van de bar zoals vastgesteld in het ‘extra reglement Lucid.Bar’ is de barcommissie de organiserende partij. Door de barcommissie worden tappers aangewezen, die allen in het bezit dienen te zijn van een geldige IVA-verklaring (Instructie Verantwoord Alcohol schenken), en een cursus ‘Kleine Blusmiddelen’ dienen te hebben gevolgd. Bij alle bar-activiteiten dient het bestuur te zorgen voor de vereiste hoeveelheid BHV’ers (Bedrijfs Hulp Verlening) zoals vastgesteld door de gebouwbeheerder. Daarnaast dienen twee personen het certificaat ‘Sociale Hygiëne’ te bezitten, die de eindverantwoordelijkheid over de horecavergunning dragen. Zij zijn niet verplicht bij bar-activiteiten aanwezig te zijn. Het bestuur draagt er zorg voor dat er een geldige horecavergunning aanwezig is en dat hiervan te allen tijde een kopie in de barruimte beschikbaar is. Alle regels en bepalingen met betrekking tot de bar dienen in lijn te zijn met de geldende Drank- en Horeca-wetgeving en de horecavergunning.
Hoofdstuk 7: Kortingsregelingen
Artikel 29: Token
Een lid kan zich identificeren door middel van zijn lidmaatschaps-object (de ‘token’) om gebruik te kunnen maken van kortingsregelingen. In de bar en E-Lucid krijgt hij hiermee toegang tot zijn accounts en kan hij overgaan tot betaling. Op een account kan door leden en donateurs een maximale waarde van 150 euro worden geplaatst. Het is enkel mogelijk gebruik te maken van de geldende kortingsregelingen van de bar door middel van de token.
Hoofdstuk 8: Algemene Leden Vergadering
Artikel 30: Verloop
Er moeten minstens drie ALV’s per boekjaar gehouden worden; een wisselings-ALV, een verkiezings-ALV en een ALV waarin de financiële halfjaarcijfers besproken dienen te worden. Indien een stemgerechtigd lid niet aanwezig kan zijn bij de ALV kan deze een ander stemgerechtigd lid machtigen voor hem te stemmen. Dit dient schriftelijk bij het bestuur te gebeuren, waarna het bestuur een ontvangstbevestiging dient af te geven. Een stem kan aan één enkele persoon, genoemd bij naam, worden overgedragen en komt te vervallen wanneer deze persoon niet aanwezig is.
Artikel 31: Besluiten
De voorzitter bepaalt de wijze van stemmen. Het is hierbij van belang dat de wijze van stemmen geen invloed heeft op het mogelijke stemresultaat. Met betrekking tot stemming dienen verder de statuten nageleefd te worden. Besluiten gemaakt in de ALV dienen te worden toegevoegd aan de ‘Algemene Besluitenlijst’.
Hoofdstuk 9: Extern
Artikel 32: Federatie Studieverenigingen Eindhoven
De vereniging erkent de FSE als overkoepelend orgaan van studieverenigingen in Eindhoven en verplicht zich daarbij tot het aanwezig zijn van minstens één afgevaardigde bij de bijbehorende vergaderingen.
Artikel 33: Betrokkenheid externe commissies
De vereniging streeft het na om de commissaris onderwijs tenminste aanwezig te laten zijn bij de vergaderingen van de opleidingscommissie(s) behorende bij opleiding(en) aan de faculteit Industrial Design aan de Technische Universiteit Eindhoven. Daarnaast streeft de vereniging ernaar de commissaris onderwijs zitting te laten nemen in de faculteitsraad van de faculteit Industrial Design. Bovendien is het van belang dat de Commissaris Onderwijs deelneemt in zoveel mogelijk faculteitsbrede en faculteit-overstijgende medezeggenschapsorganen om de belangen van de studenten Industrial Design op universiteitsniveau te behartigen. Naast de faculteits-gerelateerde commissies is het wenselijk dat de vereniging tevens vertegenwoordigd is in overige externe commissies zoals bijvoorbeeld Wervingsdagen, Centrale Intro Commissie, of Commissie Openings Academisch Jaar.
Hoofdstuk 10: Adviesraden
Artikel 34: Raad van Advies (RvA)
De Raad van Advies dient om het bestuur van advies te voorzien, met name over vereniging gerelateerde zaken. Daarnaast kan de Raad van Advies een kandidaatsbestuur adviseren over hun beleid. De samenstelling van de Raad van Advies wordt door het bestuur bepaald en bekend gemaakt tijdens de ALV waarin het bestuur geïnstalleerd wordt. De samenstelling hoeft door de ALV niet goedgekeurd te worden. Het is raadzaam om als bestuur personen te selecteren met kennis van de vereniging of voor de vereniging belangrijke zaken. In het bijzonder worden de oud-bestuurders genoemd. Het oproepen tot een bijeenkomst van de Raad van Advies ligt bij zowel het bestuur als leden van de Raad van Advies. De bijeenkomsten zijn niet openbaar, wel kunnen gasten uitgenodigd worden.
Artikel 35: Raad van Voorgangers (RvV)
De RvV’s zijn een functiespecifieke Raad van Advies, en worden zoals de algemene Raad van Advies samengesteld door het bestuur. Personen die in de RvV zitting nemen hebben verenigings-gerelateerde kennis met betrekking tot een specifieke bestuursfunctie. Deze RvV’s zijn een persoonlijk adviesorgaan en hoeven ook niet aan de ALV bekend gemaakt te worden, met uitzondering van de Financiële Raad van Voorgangers. Aangezien de Financiële RvV meer bevoegdheden en verantwoordelijkheden heeft dan andere RvV’s dient deze wel door de ALV goedgekeurd te worden. De Financiële RvV heeft naast de adviserende functie ook een controlerende rol met betrekking tot begrotingen en afrekeningen.
Artikel 36: Kascontrole Commissie (KasCo)
De Kascontrole Commissie onderzoekt de financiële halfjaar- en jaarafrekening, brengt hierover verslag uit aan de ALV en geeft een stemadvies af. Naast het controleren van de balans voert de Kasco ook een controle uit op de fysieke financiële administratie. Het staat de Kasco vrij, eventueel onaangekondigd, bij het bestuur steekproefsgewijs controles uit te voeren. Het bestuur dient mee te werken aan volledige inspectie van de boekhouding en desgevraagd toegang te verlenen tot elk denkbaar gegeven. De Kasco dient te bestaan uit minimaal drie leden, en dient geïnstalleerd te worden door de ALV. Deze leden mogen niet tegelijkertijd lid zijn van de Financiële RvV.
Hoofdstuk 11: Slot
Artikel 37
Over alles wat niet in dit HR is vastgelegd mag het bestuur een besluit nemen, de ALV heeft echter de bevoegdheid deze beslissingen weer ongedaan te maken.
Aldus verklaren twee in functie zijnde bestuursleden,
Marit Proper Naomi Kool
Voorzitter zestiende bestuur Secretaris zestiende bestuur